با سلام و احترام،
به استحضار می‌رساند جهت نظارت استاد راهنما / گروه / دانشکده / دانشگاه بر حسن اجرای نظام‌مند رساله، نحوه پیشرفت آن، و نیز پایش انجام به موقع وظایف دانشجو، تمام دانشجویانی که به یک عضو هیئت علمی (استاد راهنمای اول) انتساب یافته‌اند (خواه از پیشنهاده خود دفاع کرده باشند یا دفاع نکرده باشند) در هر سال، دو بار در ماه‌های خرداد و آذر نسبت به تکمیل و ارسال گزارش عملکرد خود به استاد راهنما (کاربرگ الکترونیکی فعالیت شش ماهه) در سامانه پویا اقدام می‌نمایند. استاد راهنما پس از بررسی گزارش دانشجو، ممکن است آن را جهت اصلاح به دانشجو بازگشت دهد، یا آن را پذیرفته و بخش مربوط به خود را در خصوص فعالیت شش ماهه دانشجو تکمیل و جهت تایید به مدیر گروه ارسال می‌نماید.
هر دانشجو در هر نیمسال فقط یک گزارش می‌تواند ارسال نماید. زمان تکمیل و ارسال گزارش توسط دانشجو در نیمسال اول تحصیلی از 15 الی 30 آذر می‌باشد. در این بازه زمانی امکان بررسی گزارش دانشجو برای استاد راهنما و تایید یا بازگشت آن وجود خواهد داشت. پس از اتمام این زمان، امکان ارسال گزارش توسط دانشجو و استاد وجود نخواهد داشت.
اگر گزارش دانشجو به هر دلیلی به تایید استاد راهنما نرسیده باشد (یا اصلا گزارشی ایجاد نشده باشد)، مقتضی است استاد راهنما از 5 الی 10 دی، کاربرگ ارزیابی خود از دانشجوی مورد نظر را ایجاد، تکمیل و برای مدیر گروه ارسال نماید.
شایان ذکر است که تمام اطلاعات وارد شده در کاربرگ‌های دانشجو و استاد راهنما در صورت عدم ارسال در مهلت مقرر (خواه قبلا ذخیره موقت شده باشند و خواه جهت اصلاح برگشت داده شده باشند)، با همان وضعیت بایگانی (Freeze) خواهند شد.
بدیهی است برای ارائه مجوز دفاع از این گزارشات استفاده می‌گردد. همچنین اولویت استفاده از تسهیلات و امکانات دانشگاه، از جمله فرصت تحقیقاتی، دوره پسادکتری، و غیره با دانشجویان دکتری است که گزارش عملکرد شش ماهه خود را به موقع ارسال نموده باشند.
